Naitus · Guía para el equipo

TimHub y Notion

El nuevo TimHub Web es la aplicación donde ahora se hace la daily y se registran las horas por proyecto. Notion no cambia: sigue siendo donde viven los clientes, los proyectos y las tareas. Esta página explica cómo se conectan las dos cosas y qué se espera de cada uno.

Lectura: unos 5 minutos.
Todos los horarios de esta página son hora de Chile.

Notion manda. TimHub lee y nunca escribe.

Notion sigue siendo la fuente de verdad de clientes, proyectos y tareas. TimHub le pide esos datos a Notion cada cierto rato y guarda una copia local para trabajar sobre ella. La conexión se creó con permiso de solo lectura: TimHub no puede escribir en Notion aunque quisiera.

En la práctica: si un proyecto tiene el nombre mal escrito, si una tarea quedó con el responsable equivocado o le falta una fecha, se corrige en Notion. En TimHub no hay dónde corregirlo, y en la siguiente sincronización el dato llega ya corregido, solo.

Y al revés: lo que registras en TimHub (tu daily, tus horas, tus bloqueos) vive únicamente en TimHub. No aparece en Notion ni va a aparecer.

Los datos van en un solo sentido. Las correcciones también.

Se actualiza cada 15 minutos, no al instante

TimHub le pregunta a Notion cada 15 minutos. Un cambio que hagas en Notion puede tardar hasta ese rato en verse en TimHub. Es normal y no es un error.

Si acabas de crear un proyecto y todavía no aparece en el buscador de la daily, espera la siguiente pasada antes de reportarlo. En cada pasada se traen las tres bases (Clientes, Proyectos y Tareas) y también las personas del workspace de Notion, que es de donde sale el nombre y el correo del responsable de una tarea.

Si archivas algo en Notion, desaparece de TimHub pero no se borra

Cuando archivas una página o la mandas a la papelera, Notion simplemente deja de entregarla. TimHub se da cuenta al terminar la pasada y la marca como inactiva: un proyecto archivado sale del buscador de la daily, y una tarea archivada deja de contar como atrasada.

Nada se elimina. Las horas que ya imputaste a ese proyecto siguen ahí y siguen mostrando su nombre. Y si devuelves la página a Notion, la siguiente sincronización la reactiva sola.

No hace falta archivar para sacar un proyecto de circulación: un proyecto con Estado Terminado o Cancelado también deja de aparecer en la cartera activa.

Cada día hábil: tu daily, antes de las 09:30

Es una sola pantalla, pensada para completarse en menos de dos minutos. Reemplaza al formulario de Google.

Qué se llena

La fecha del día que estás reportando. Viene con hoy seleccionado y puedes retroceder hasta 7 días, por si te atrasaste. No se puede reportar a futuro.
Qué hiciste y qué sigue, en texto libre.
Si sientes que tus objetivos son claros, de 1 a 5. Es opcional y es un clic.
Si tienes un bloqueo, con una descripción y, si corresponde, el proyecto donde estás trabado.
Las horas del día, repartidas por proyecto. Empieza vacío: buscas el proyecto por nombre o por cliente y lo agregas. Hay un botón para repetir el reparto del día anterior.

Para qué se usa

Los bloqueos que declaras van a un panel donde administración los ve por antigüedad y los cierra cuando se resuelven. Ese es el punto de declararlos: que alguien los mire. Las horas alimentan la carga por persona y el total de horas por cliente y proyecto.

Detalles útiles

Una daily ya guardada se puede editar hasta 7 días después del día que reporta.
Puedes registrar un sábado o un feriado si trabajaste. Esos días no generan daily pendiente ni te llega recordatorio.
Si prefieres cargar horas proyecto por proyecto en vez de dentro de la daily, se puede desde Proyectos. Cada carga es un registro con fecha, horas y comentario, que puedes editar o borrar tú mismo durante 31 días. Si un día ya tiene horas cargadas por esa vía, la daily oculta su bloque de horas para no pisarlas.

Sin “Fecha límite” en Notion, el sistema no ve nada

Esta es la parte más importante de la página. El módulo de tareas atrasadas solo ve las tareas que tienen la propiedad Fecha límite cargada en Notion. Sin ese campo, la tarea es invisible para el sistema, por muy atrasada que esté.

277 tareas había en Notion cuando se construyó el módulo.

10 tenían Fecha límite cargada.

Cuando el campo está vacío, nada falla. No sale un error, no llega una alerta, no queda un registro en rojo. La tarea simplemente no existe para el módulo.

Ese es el problema: un tablero vacío se lee como “no hay atrasos”, cuando en realidad significa “no hay datos”. El techo lo pone Notion, no la aplicación.

El equipo acordó empezar a usar el campo. Hay otras dos cosas que dependen igual de lo que se cargue en Notion:

Responsable. Si la tarea no tiene responsable asignado, no hay a quién escribirle. La tarea igual aparece en el resumen que recibe la supervisión, agrupada como “sin responsable”, pero nadie recibe el aviso personal.
Estado. Una tarea se cierra marcándola Listo. Cualquier otro estado con la fecha vencida cuenta como atrasada, incluido Bloqueada.

Qué tengo que hacer

Ponerle Fecha límite a las tareas que tienen una fecha de compromiso real.
Asignar Responsable.
Marcar Listo cuando la tarea se termina, y no después.

Dos correos automáticos, y ninguno más

Los dos salen solo en días hábiles: respetan los fines de semana y los feriados chilenos. Los horarios son hora de Chile.

Días hábiles, desde las 09:31

Recordatorio de la daily

Llega únicamente si no completaste tu daily de ese día. Como máximo uno al día: si ya la completaste, no llega nada.

Qué hago: entrar a TimHub y completarla.

Días hábiles, desde las 11:00

Aviso de tareas atrasadas

Sale solo si hay tareas atrasadas. Si no las hay, no se envía nada.

Como responsable recibes solo tus tareas, con cuántos días lleva vencida cada una y un enlace directo a Notion.
La supervisión recibe el listado completo, encabezado por el conteo por persona e incluyendo las tareas sin responsable.
Quien es las dos cosas recibe los dos correos. Son mensajes distintos y sirven para cosas distintas.

Qué hago: si la tarea ya está lista, márcala Listo en Notion y el aviso deja de llegar en la siguiente sincronización. Si está trabada, decláralo como bloqueo en tu daily, que es donde alguien lo va a ver.

Si estás fuera de Chile

Las 09:31 y las 11:00 son hora de Chile. Chile cambia de horario dos veces al año y Ecuador no, así que la diferencia no es siempre la misma. El encabezado de TimHub muestra los relojes de Chile, Ecuador, Argentina y España para no tener que calcularlo.

A dónde llegan

Los avisos salen únicamente a direcciones del dominio corporativo. Si alguien externo está asignado a una tarea en Notion, no recibe correos de TimHub.